Demande d’examen LAPL/PPL – Responsable pédagogique – Démarches en tant que RP

Depuis février 2023, SMILE Formation est connecté en direct aux portail PN de la DGAC (également appelé 6Tzen), afin de vous permettre de réaliser l’intégralité des démarches liées au passage d’un examen LAPL ou PPL de vos élèves, directement depuis SMILE Formation.

Vous pouvez donc effectuer les démarches suivantes de façons 100% dématérialisée :

• Recommander un élève pour l’épreuve d’aptitude pratique en vol du LAPL/PPL
• Demander l’inscription d’un élève à l’épreuve d’aptitude en vol du LAPL/PPL
• Emettre une attestation de formation d’un élève à une formation LAPL/PPL
• Demander l’émission d’une licence après réussite à l’examen pratique.

Pour vous aider dans ces démarches, voici un tutoriel présentant étape par étape les opérations à effectuer.

1) Créer la démarche DGAC dans SMILE Formation #

La première étape consiste à initier les démarches DGAC dans SMILE Formation. Seul le responsable pédagogique ou un administrateur SMILE Formation de votre aéroclub peut effectuer cela.

Depuis le compte RP/Administrateur, rendez-vous dans le lien « Démarches DGAC » :

Vous arrivez alors sur une page vous permettant de créer une démarche :

Pour ouvrir un dossier de demande de démarches DGAC, cliquez donc sur le bouton Créer une démarche DGAC, choisissez l’élève concerné et cliquez sur Créer la démarche DGAC

Il est conseillé, avant d’initier une démarche DGAC, d’archiver cette formation : lors de l’archivage, une série de vérification sera effectuée pour vous permettre d’être certain de ne rien oublier (item pédagogique, minima d’expérience, signature de leçon, etc.) avant la présentation de votre élève à l’examen pratique. Pour terminer et archiver une formation, suivez ce tutoriel.

Votre élève est alors prévenu par e-mail, dans lequel il lui est demandé de se connecter sur son compte SMILE Formation afin de valider ses informations personnelles (voir le tutoriel suivant) :

De votre côté, vous pouvez-voir sur la page des démarches qui s’ouvre, que l’inscription est en attente de la validation des données personnelles de votre élève :

2) Validation des informations personnelles de votre élève #

Ensuite, c’est à votre élève de jouer : il doit se connecter à SMILE Formation afin de valider ses informations personnelles. Cette étape est obligatoire : tant que votre élève n’a pas fait cela, vous ne pourrez pas avancer dans son processus d’inscription à l’examen pratique LAPL/PPL.

Demandez-lui donc de suivre ce tutoriel si nécéssaire.

Dès que cela sera fait, vous recevrez un e-mail de notification vous invitant à continuer les démarches :

3) Envoi de la recommandation et de la demande d’examen pratique #

Suite à la validation des données personnelles de l’élève, c’est au responsable pédagogique d’envoyer la recommandation de l’élève et son inscription à l’examen pratique. Pour cela, rendez-vous dans la rubrique Démarches DGAC et cliquez sur le bouton En attente de l’émission de la recommandation par un dirigeant en face de l’élève en question :

Remplissez toutes les informations demandées, et cliquez sur Envoyer la recommandation et la demande d’inscription à la DGAC.

Concernant le certificat d’aptitude théorique de votre élève, deux cas sont possibles :

1. Si votre élève à obtenu son examen théorique dans un centre d’examen FFA, vous n’avez rien à fournir, le certificat dématérialisé sera récupéré automatiquement lors de la recommandation. Vous verrez à cette étape le message suivant :

2. Si votre élève a obtenu son examen théorique dans un centre DGAC (probable si celui-ci a été passé avant la bascule du 4 décembre 2023), vous devrez spécifier la date de fin de validité de l’examen théorique DGAC, comme demandé sur cet écran :

Une fois la recommandation effectuée, vous verrez alors, en temps réel, le statut côté DGAC de la demande d’examen pratique :

Lors de la mise à jour du dossier côté DGAC, vous recevrez, ainsi que votre élève, un e-mail vous indiquant l’affectation de l’examinateur, ou une demande éventuelle d’informations complémentaires si le dossier n’était pas satisfaisant :

Le statut du dossier serait alors mis à jour dans SMILE Formation :

Attention, important ! #

L’affectation d’un examinateur, voir même le passage du statut de la demande à « demande traitée » n’implique pas forcément l’accord de la DGAC pour que l’examen en vol ait lieu.
L’unique confirmation du test est celle de la réception par l’examinateur, le RP et l’élève de cet e-mail :

Que faire si des pièces complémentaires sont demandées suite au retour de la DGAC ? #

Dans le cas où des informations complémentaires sont demandées par la DGAC, vous pouvez fournir les documents depuis cette même page et cliquer sur Envoyer les pièces complémentaires :

Une fois envoyées, le statut du dossier repassera automatiquement à En cours de traitement :

4) Envoi de l’attestation de formation #

Entre l’envoi de la recommandation + demande d’inscription à l’examen pratique, et celui de l’examen réel, vous devez en tant que RP envoyer l’attestation de formation. Celle-ci sera demandée par l’examinateur le jour de l’examen pratique de votre élève.

Pour cela, toujours dans la page des démarches, remplissez le pavé concernant la formation de l’élève.

Puisque votre élève a complété sa formation sur SMILE Formation, la plupart des informations sont pré-remplies. Vérifiez bien cependant que tout est conforme, avant de cliquer sur Envoyer l’attestation de formation en vol

De la même façon que précédemment, vous avez accès au récépissé de l’attestation, ainsi qu’au numéro de dossier DGAC de celle-ci :

Votre travail de RP s’achève ici, désormais c’est à votre élève de réussir son examen, puis d’effectuer la demande d’émission de licence de manière autonome après réussite à l’examen pratique.

5) Demande d’émission de licence de votre élève #

Guidez le vers ce tutoriel pour qu’il effectue lui-même sa demande d’émission de licence, après la réussite à son examen pratique.

6) En résumé #

Pour résumer, voici l’enchaînement idéal des étapes à réaliser

1) Quelques semaines avant l’examen prévu, créer la démarche DGAC dans SMILE Formation afin que l’élève valide ses informations personnelles (cf paragraphe 1 plus haut)

2) 10/12 jours avant l’examen (délais recommandé par la DSAC pour traiter la demande d’inscription), faire la recommandation + inscription à l’examen (en choisissant une date d’examen). (cf paragraphe 3 plus haut).

Ceci ne veut pas dire que la formation de l’élève doit être terminée dans SMILE Formation, ni archivée.

3) La DSAC valide l’examen, pendant ce laps de temps vous pouvez finir d’entraîner l’élève, jusqu’à la veille de la date d’examen validée par la DSAC. 

3) La veille (au plus tard…) il est conseillé d’archiver la formation (mais ce n’est pas obligatoire, cela permet juste de vous assurer qu’il n’y a pas eu d’oubli de signature, item pédago, etc), puis de faire l’attestation de formation (cf paragraphe 4 plus haut).

4) Le jour de l’examen, prévoir de présenter l’attestation de formation, et le livret PDF à l’examinateur. Si la formation a été archivée, le livret PDF est accessible dans la page Paramètres > Archives

5) Lorsque l’examen est réussi, l’élève doit faire la demande d’émission de licence (cf paragraphe 5 plus haut)